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業務推進のためのデータ整理(EVERNOTE) Mobile Innovation Co., Ltd.

2016年9月11日(日) 19時31分(タイ時間)
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業務推進のためのデータ整理(EVERNOTE) Mobile Innovation Co., Ltd.
牧瀬 哲朗 氏 (Vice President, Special Project Department)

 データ管理を目的としたアプリケーションは世界に星の数ほどある。文書、画像、名刺などの管理アプリ、各種ファイルの添付が可能なデータべースといった、多種多様なシステムとサービスであふれているが、ほとんど全てにいえることは、そのシステム、そのサービスの中でしかデータを検索できない、という点だ。画像の中に書かれた文字は、画像を開かなければ確認できないし、音声データは再生しないと何を話しているか分からない。名刺管理アプリであれば、そのアプリの中でしか名前や住所を検索できない。それをひとまとめに検索できるよう開発されたのが「Evernote」だ。導入実績は世界各国2万社以上、ユーザー2億人以上。タイではNTTドコモのタイ現法である弊社が、日系企業を中心にサービスをご紹介している。

「まじめな性格」でも「ものぐさな性格」でも時間がかかるデータ整理

 どの会社にも必ず、「データはきっちり整理したい」というスタッフがいる。「データ整理など面倒」と思っているスタッフもいる。会社としては当然、きっちり派スタッフを評価するであろうが、時間節約、コスト削減という面でみた場合、その評価は果たして正当だろうか。ファイリングに時間がかかってフォルダーが増えるなど、管理に時間とコストがかかっていないだろうか。ものぐさスタッフが肝心なときにデータや資料をただちに取り出せず、あちこち探し回って浪費する時間とたいして変わらないのではないだろうか。

 データというものは管理状況にかかわらず、必要なときにすぐに取り出せないのが実情だ。きちんと整理していても、「どこに保管しただろうか」と考えて込んで、フォルダーをいろいろ開けて探すことになる。データや資料を整理したり探したりする時間が1日の勤務時間に占める割合は決して少なくない。

 そのような整理したり探したりする時間を最小限とし、資料としての紙の使用も最小限とするのが、「Evernote」だ。全てのデータを一つの作業ボックスに保管しておくだけで、フォイル名、ファイル内の文字、さらには画像上の文字まで検索、結果表示することができる。

整理不要のデータ管理、記憶に頼ることのない検索

 保管するデータはまず、整理する必要がない。作業ボックスに何でも放り込んでおけば良い。きっちり派スタッフとして作業ボックス内にフォルダーを複数作って整理することも可能だが、検索の際にそのフォルダーを追っていく作業は発生しない。ものぐさスタッフならフォルダー作成とその整理など無駄とみなすだろう。作業ボックス内のデータは全て自動タグ付けされるので、使い手はただ単にキーワードを入力するだけ。記憶に頼る必要もなく、考え込んでフォルダーを開けたり閉めたりする必要もないのだ。

 最近のPCのOSは検索機能が充実し、ルートフォルダの検索窓にキーワードを打ち込むだけで、該当するファイル名および文書内に該当する文字を持つファイルぐらいなら、すぐに探し当てることができる。しかし画像内の文字は検索できない。スキャンされた名刺の社名、担当者名、住所、電話番号なども対象外、音声データなど論外だ。

 しかしそれが、Evernoteはファイル名や文書内の文字のみならず、画像に撮られた文字や音声までも認識する。会議中にいろいろ書かれたホワイトボードを写真に撮って作業ボックスに放り込めば、会議議事録に記録されない経緯や先送りにされた案さえも、書き留めて整理しておかずとも見つけ出すことができる。ホワイドボードの撮影でなく録音でも良い。さらにはメールもファイル化して一緒に保存できる。

簡単なデータ化、用途に合わせた共有化

 文書をデータ化する作業も、専用スキャナを使えば簡単だ。プリンタに印刷用紙を挿入する要領で、どんどんスキャンできる。書類でも名刺でも写真でも、自動で縦横を整理して斜めを補正する。

 Evernoteは「Basic」「Plus」「Premium」「Business」の各種が用意されている。個人であれば本人のみの閲覧となり、会社業務であれば関係スタッフの間で共有することになる。個人用と業務用の作業ボックスを使い分けるだけだ。

 さらには外部サービスとの連携で、外部からの情報を自動的に収集することも可能だ。一例としてGoogleアラートとの連携がある。ウェブページをクリックするだけでEvernoteに該当ページをきれいに取り込める、「Webクリッパー」といった機能もある。

目指すは総合クラウドサービスプロバイダー

 NTTドコモのタイ現法であるMobile Innovationは現在、日本への出張、里帰り、旅行などで使用するWi-Fiルーターの貸し出し、タイ国内FMS(フリートマネジメントサービス)としての車載GPSシステムの提案ほか、SMS一斉連絡サービスといった業務を展開している。Wi-Fiルーター貸し出しは、NTTドコモの日本最大規模を誇る携帯電話ネットワークを活かしたサービスであり、FMSは車両運転を主要業務とする企業向けのいわばニッチなシステムの提案だ。SMS一斉連絡サービスは、たびたび政情不安となるタイで邦人安否確認にそのつど貢献して高い評価をいただいており、今や世界15カ国で契約が成立している。

 このような多岐にわたるサービスの提供は、さまざまな業種の企業に対して普遍的にリーチするための手段だ。弊社が目指すのは「総合クラウドサービスプロバイダー」であり、Evernoteの導入提案も普遍的リーチの一環となる。整理という行為は業種にかかわらず常に、企業にも人間にもつきまとう。企業の皆様からご提案をいただいて、低コストで1から作り出すことも可能だ。それが弊社に課されたミッションだと自覚している。

Mobile Innovation Co., Ltd.
住所:128/224, 227, 228, 21st Floor, Payatai Plaza Building, Phayathai Road, Kwaeng Thung-Phayathai, Khet Rajthevee, Bangkok 10400
電話:0-2129-3800
Eメール:support@mobileinnovation.co.th (英語・タイ語) japanesesupport@mobileinnovation.co.th (日本語)
ウェブサイト:www.mobileinnovation.co.th
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