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【PR】〈タイ業界事情〉OCR(光学文字読み取り)を活用した在宅勤務におけるシステム運用作業の効率化について

2021年8月10日(火) 00時27分(タイ時間)
OCR機能の活用方法の画像
OCR機能の活用方法
OCR機能にAI要素を付加の画像
OCR機能にAI要素を付加
OCR(光学文字読み取り)を活用した在宅勤務におけるシステム運用作業の効率化について

 タイ国では新型コロナの新規感染者が1日に2万人を超える日もあり、バンコクを始めとする主要な都市でロックダウン状態が続いておりまして、この為今まで以上に在宅勤務に切り替えられる会社さんが増えてきております。それで以前に在宅勤務においていかに効率よく業務管理システムを使用するかということで電子承認機能やQRコードの活用方法について話をさせていただいたのですが、今回は更にそれを推し進めてOCR(光学文字読み取り)機能の活用方法について説明させていただければと考えております。

 以前に説明させていただいたのは在宅での作業においていかに効率よくデータ入力がおこなえるかということで、仕入先さんからのINVOICEにQRコードを印刷してもらい、そのQRコードをお手持ちのスマートフォン等の背面カメラでスキャンすることにより、INVOICEの内容をシステムに取り込むという手法についてでしたが、この内容に対して一口に仕入先とは言っても日本の親会社さんも含めた外資系のかなり大きな会社から、タイローカルの会社まで様々であり、全ての仕入先さんに対してINVOICEにQRコードを印刷してもらうというのはあまり現実的ではないので、何か別の方法はないのかというお問い合わせをいただきました。

 そこで今回はQRコードといった特殊な技術を用いなくとも、紙に印刷された文字をそのままシステムのデータとして取り込むことが出来るOCR機能をシステムに組み込むことが出来るかというお話でございます。それで単純に考えればPCにOCR機器を接続して、同機器にてINVOICEの内容を読み取っていき、それがそのままシステム内の仕入データとして取り込む仕組みを作りこめば良い訳ですが、ただそのOCR機器というものが専用のものですと結構値が張りまして、それを全てのPCに接続するとなりますと、今度は予算的にあまり現実的ではないということになってしまいます。

 この為、既にお手持ちのスマートフォンやタブレットPCをOCR機器として使用することが可能かどうかを考えてみます。ハードウェア的には背面カメラが付いたタイプであれば、カメラに写された画像ファイルを元に文字データとして認識することは出来ますので、そういった機能をプログラム内に組み込むことにより、紙に印刷された資料やPCの画面上に表示された資料をシステム内に読み込むことは可能となります。ただ、QRコードの読み込み機能とは異なり、OCR機器による読み込み機能にはある種の弱点がございまして、それはQRコードであればあらかじめフォーマットが決まっており、例えば格納されている文字列の一番最初がINVOICE番号でその次がINVOICE日付でといった具合に、何れの位置に何れの項目が格納されているかという決まり事が確定した上での情報となっております。この為読み込み側のプログラムではその内容に沿ってデータ読み込みをおこなうことでINVOICEの内容をシステム内に取り込むことが出来ます。ところがOCR機能による文字読み取りですと、INVOICE上のどの位置にどの項目が印刷されているのかというのは、当然ですが仕入先さんによって様々でございまして、例えば右肩にINVOICE番号が印刷されている場合もあれば左肩のケースもあり、日付のフォーマットが月だけ英語表記になっていたり中にはタイ歴になっているものもあったりと、読み込みプログラムを作成するにしても中々一筋縄ではいかないという問題点が出てまいります。もちろん仕入先さんにお願いしてフォーマットを統一してもらうことが出来るのであれば、それに越したことはないのですが、ただそもそもそういったお願いが出来るのであればQRコードを印刷してもらった方が早いですし、いずれにせよこちらの都合で全ての仕入先さんにINVOICEのフォーマットを統一してもらうのは現実的には難しいのではと思えます。

 この為、OCR機能を使用する場合にはAI的な要素を装備する必要がございます。AIと言いましてもそれほど大げさなものではなく簡単な学習機能程度ではあるのですが、具体的には先ず最初にベーシックな情報として「INVOICENO.」という文言の右にある文字列はINVOICE番号であるとか、日付フォーマットのパターンにはどういったものがあるといった何れのINVOICEにも当てはまるような標準情報をプログラムに与えておきます。それで先ずは同情報を用いて、INVOICE上の文字情報から、INVOICE番号、日付、関連P/O番号、品番、数量及び金額等の各種情報を試行錯誤しながらシステムの情報として当てはめていきます。ただ最初は色々と情報の誤認もあるでしょうから、プログラム側で当てはめた情報に間違いがあれば、オペレーターさんが修正していくという作業が必要となるかも知れません。それでも一度その修正処理をおこなってしまえば、プログラム側ではその内容を学習していきますので、次回同じ仕入先さんのINVOICEを読み込んだ場合には修正情報を元にデータ読み込みがおこなわれ、使っていくたびにより正確な内容に近づいていくといった形になるかと思います。

 また、このOCR機能を業務管理システムにて活用することが可能になれば、他にも色々な応用が考えられまして、例えば得意先さんから送られてくる発注書をそのまま読み込んだりとか、手書きの作業伝票を読み込んだりとか、あと他システムとのインターフェイスについても今までであれば、システム間の様々な決まり事を互いに守りながらインターフェイス用のプログラムを作りこんでいく必要がありましたが、このOCR機能があれば紙媒体やPDFファイルにて作成された資料を元にしてデータの受け渡しをおこなうことが出来る為、相手側のシステムについては全く改造を加えることなく、システム間のデータ受け渡しをおこなうことが可能となります。

 それからQRコードシステムの一部として活用することも出来るようになりまして、具体的には仕入先さんからの購買品受領時に、受入れ品にQRコードが印刷されたラベルが元々貼られているのであれば何の問題もないのですが、そうでない場合通常であれば目視で受入品のチェックを行った後、システムに手動でデータ入力をおこなうという流れになります。そこにOCR機能を組み入れることにより受入品に貼られた文字情報のみのラベルを読み込み、同情報を元にシステム内に受け入れデータを自動作成することも出来ます。

 今回はOCR機能についてのお話ということで、今までであればハードウェア的な制限+ソフトウェア的な制限があり、ご予算の問題等で現実的な使用まで漕ぎつけるには色々とハードルが高かったのですが、ハードウェアの面についてはスマートフォンやタブレットPCの普及、ソフトウェア面についてはAI機能の発達により解決することがすることが出来るようになりましたので、今後は前述の内容のみでなく様々な活用方法が考えられるかと思います。弊社では今回説明させていただいたようなOCR用のプログラムに加えて、様々な業務改善の為のシステムを開発しておりますので、現在そういった内容をご検討されていらっしゃるとのことでございましたら、お気軽にご相談をいただけますでしょうか。

BANGKOK TOKI SYSTEM CO., LTD.
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