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【PR】〈業界事情〉AI機能付きEDIシステムについて

2021年10月18日(月) 23時22分(タイ時間)
AI機能付きEDIシステム(ステップ1)の画像
AI機能付きEDIシステム(ステップ1)
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AI機能付きEDIシステム(ステップ2)
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AI機能付きEDIシステム(ステップ3)
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AI機能付きEDIシステム(ステップ4)
AI機能付きEDIシステムについて

 今回は前回のお話の続きとして、AI機能を盛り込んだEDIシステムについての詳細説明をさせていただこうと考えております。そもそもコンピューターによる業務管理システムを導入する目的の一つといたしまして、それまでは様々な部署で同じようなデータをそれぞれに入力していたものを、社内で入力データの一元化を図ることによりデータ品質を向上させると共にデータ入力作業の省力化を図るというものがございます。それで社内のデータであれば様々な部署に分かれているとは言いましても、そこは同じ会社なのですから、色々と部署間の折衝で問題はあるにせよ最終的に統合されたシステムを使用することにより前述の目的を達成することは可能であると言えるでしょう。

 ところが異なる会社間のデータを統合させたいと考えた場合はどうなりますでしょうか。単純に考えますとA社とB社の間に取引があったとしまして、A社からB社への発注データはB社にとってはそのままA社からの受注データになる訳で、同じようにB社からA社への販売データはA社にとってはB社からの仕入データとなります。では社内のシステムと同様、A社の発注データが入力されるとそれをそのままB社の受注データに変換することが出来るのかと言えば、そこは異なる会社間のデータとなりますので単純にはいきません。両社で同じシステムを使用しているとは限りませんし、そもそもシステム同士が物理的に接続されていないケースがほとんどでありまして、社内システムのようにどんなことでも実現できるという訳ではありません。

 そこで異なるシステム間のデータを結ぶためにEDIシステムというものが存在しまして、よくあるケースですと、自社の業務管理システムとは別にEDIシステムを立ち上げて同システムに仕入先さんからアクセスしてもらい発注データ等の必要データの取得や仕入データの入力をおこなってもらうという形が一般的です。この形ですとEDIシステムを提供している側としては、自社システムに発注データを入力すれば、わざわざそれをFAXなりメールなりで配布する必要もなく、それぞれの仕入先さんの方でデータを取得して回答納期とかも入力してもらえますし、仕入データについても仕入先さんの方で入力しますので、待っていれば自動的にシステムにデータが入ってくるという良いことづくめのシステムとなっております。

 ただ、仕入先さん側から見た場合少々印象は異なっておりまして、EDIシステムから得意先さんからの受注データをダウンロード出来るとはいいましても、それはEDIシステム側で決められたフォーマットでありまして、中には出力フォーマット設定がおこなえるシステムもありますが、それでもその設定作業はこちらが行わなければなりません。また仕入データについても自社システムで販売データを入力した後に取引先さんのEDIシステムに別途入力をおこなう必要がありまして、こちらもアップロード機能があるにしても、指定のフォーマットでファイル作成をおこなう必要があり、そういったデータをダウンロードする機能は自社のシステムに追加する必要がありますので、仕入先さんから見た場合、今までより一手間増えてしまうということになってしまいます。

 このように、一方のメリットがそのままもう一方のデメリットになり得ますので、中々両社共にメリットのあるEDIシステムを構築するということは難しいのですが、ポイントとしては異なるシステム間のデータ連携をどのようにおこなうかということになりますでしょうか。データをアップロードする側もダウンロードする側もフォーマットを統一してもらう必要があるのならば、どちらかがどちらかに合わせる必要があり、その部分にどうしても作業工数が発生してしまいます。

 では、アップロードする側ではフォーマットを統一してもらわなくても良いとした場合はどうでしょうか。要は読み込むファイルがエクセルシートであれテキストファイルであれ、また1列目に発注番号が格納されていようが発注日付が格納されていようが、アップロードされるファイルの中に必要情報が揃っているのであれば、いかなるフォーマットでも読み込みがおこなえるEDIシステムがあれば、前述の問題は全て解決するのではないでしょうか。

 ということで、ここでようやく本題に入る訳ですが、弊社ではアップロード機能にAIの要素を盛り込むことにより、フォーマットの統一不要のEDIシステムを開発いたしました。具体的な手法といたしましては、仮にアップロードされたファイルデータの中に50種類の項目が格納されていたとしますと、その50項目の中の何れに必要項目が入っているのかをシステム側で自動的に見つけ出す機能を組みこんでおります。例えば、発注番号であれば今まで入力された同じ得意先さんの受注データを見て、同じような番号体系を持っている値があるかどうか、発注日付であれば日付形式の項目を検索、希望納期であれば日付形式の項目の中で発注日付以降の項目を探し出すといった形で、それらしい項目を一つずつ当てはめていきます。

 もちろん読み込まれるフォーマットについては千差万別ですので、いかにAI機能を組み込んでるとは言え100パーセント合致させるというのは難しく、中には発注日付の方が希望納期より後になっているパターンとか、数量より単価の方が先に来ているパターンとかもあり、最終的な調整を人の判断で行わざるを得ないケースも存在します。ただ、一度調整をしてしまえばその設定をシステム側が記憶しまして、以降は同じ取引先さんのデータなら調整なしで取り込みが行えますので調整作業が必要になるのは基本的には最初の1回だけで充分となります。また、よくあるケースとして取引先さんの都合で突然ファイルフォーマットが変更された場合でも、変更内容が分かっているのであれば手動で設定をし直すことも出来ますし、前述のようにシステム側で自動解析をおこなうことも可能となっております。

 実際にどのような画面にてオペレーションをおこなうかについては、別途資料をご参照いただければと思いまして、それで今回はまだAI機能の詳細説明までは辿り着きませんでしたので、次回に具体的な項目特定の手法についてを説明させていただければと考えております。

BANGKOK TOKI SYSTEM CO., LTD.
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《newsclip》


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